Wenn Mitarbeitende fragen, warum eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege mehr verdient, entscheidet die erste Antwort der Führungskraft über das Vertrauen. Ein Skript in fünf Schritten und die Vorbereitung durch HR.
Fragt jemand, warum eine neu eingestellte Kollegin mehr verdient, nennt die Führungskraft kein fremdes Gehalt, sondern erklärt die Kriterien der Vergütung und nennt die Anlaufstelle für Fragen zum Entgelt. Danach vereinbart sie mit HR den nächsten Schritt und nennt einen verbindlichen Rückmeldetermin.
Stand: 25. Oktober 2026.
Die Frage kommt selten im Jahresgespräch. Sie kommt im Flur, nach dem Teammeeting oder in einer Chatnachricht am Freitagnachmittag: „Stimmt es, dass die Neue mehr verdient als ich?“ Für viele Führungskräfte ist das ungewohnt. Bisher mussten sie selten über Gehälter sprechen, und die Antwort hing oft davon ab, wer gerade gefragt wurde.
Die Diskussion über Entgelttransparenz rückt Fragen zur Gehaltsgerechtigkeit stärker in den Fokus. Welche zusätzlichen Auskunftspflichten künftig gelten, hängt von der nationalen Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/970 ab. In einer Befragung des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE, Hochschule Ludwigshafen, November 2025, 1.013 Befragte) gehen 60 Prozent davon aus, dass Führungskräfte mit kritischen Fragen zur Gehaltsgerechtigkeit konfrontiert werden. HR kann diese Gespräche nicht selbst führen. HR sollte Führungskräften aber einen kurzen Gesprächsleitfaden an die Hand geben, damit sie sicher reagieren, keine vertraulichen Gehaltsdaten weitergeben und verbindliche nächste Schritte vereinbaren.
Drei Entwicklungen kommen zusammen. Wer in einem engen Arbeitsmarkt einstellt, zahlt neuen Fachkräften manchmal mehr als Beschäftigten, die seit Jahren dieselbe Aufgabe erledigen. Gleichzeitig sprechen Beschäftigte offener über ihr Gehalt. Nach Art. 7 Abs. 5 der Richtlinie (EU) 2023/970 sollen Beschäftigte nicht daran gehindert werden, ihr Entgelt offenzulegen, um den Grundsatz des gleichen Entgelts durchzusetzen; in Deutschland verbindlich wird das erst mit dem Umsetzungsgesetz.
Hinzu kommt das Auskunftsrecht, das Art. 7 der Richtlinie vorsieht: Beschäftigte sollen Auskunft über ihre eigene Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen verlangen können, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für Gruppen mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
In Deutschland ist die Richtlinie noch nicht umgesetzt; die Umsetzungsfrist endete am 7. Juni 2026. Bis zum deutschen Umsetzungsgesetz gilt das bestehende Entgelttransparenzgesetz. An der Gesprächssituation ändert das wenig. Die Frage wird gestellt, ob das neue Gesetz schon da ist oder nicht.
Das folgende Musterskript gibt Führungskräften eine Antwort, die das Vertrauen hält und keine Zusage macht, die HR später zurücknehmen muss. Es funktioniert im Teammeeting, im Flur und im Jahresgespräch.
Die eckigen Klammern passen Sie an Ihr Unternehmen an. Wie das Auskunftsrecht in Deutschland genau ausgestaltet wird, regelt das noch ausstehende Umsetzungsgesetz.
Schritt 1 nimmt den Druck aus dem Gespräch. Wer sich abgewiesen fühlt, sucht die Antwort anderswo, meist im Kollegenkreis. Schritt 2 schützt die Kollegin und zugleich die fragende Person: Die Vertraulichkeit gilt für alle im Team.
Schritt 3 ist der Kern. Nach Art. 6 der Richtlinie sollen Arbeitgeber ihren Beschäftigten in leicht zugänglicher Weise mitteilen, nach welchen Kriterien Entgelt, Entgelthöhen und Entgeltentwicklung festgelegt werden. Kann eine Führungskraft diese Kriterien nicht in zwei Sätzen nennen, ist das ein Auftrag an HR, nicht ein Versäumnis der Führungskraft.
Schritt 4 nennt die Anlaufstelle, ohne etwas zu versprechen. Das ist kein Abwimmeln. Die Richtlinie sieht in Art. 7 ein Auskunftsrecht vor, in Deutschland ist sie aber noch nicht umgesetzt. Bis dahin gilt das bestehende Entgelttransparenzgesetz. Es sieht einen eigenen Auskunftsanspruch für Betriebe mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten vor, mit einer Rolle für den Betriebsrat (§§ 10, 12 Abs. 1 EntgTranspG). Ob ein Anspruch besteht und wer eine Anfrage bearbeitet, kann die Führungskraft im Gespräch nicht beurteilen, und das wird auch nicht von ihr erwartet. Wie eine schriftliche Antwort aufgebaut sein kann, zeigt unser Beitrag mit einer Antwortvorlage für Auskunftsanfragen. Schritt 5 macht aus einer unangenehmen Frage einen Vorgang mit Datum. Das ist der Schritt, der in der Praxis am häufigsten fehlt.
Das Skript trägt nur, wenn die Lücken in den Klammern gefüllt sind. HR sollte vor dem ersten Gespräch vier Dinge klären:
Für die Führungskräfte genügt oft ein kurzes Briefing in der nächsten Führungsrunde: das Skript, die Sätze, die nicht fallen sollten, und zwei Übungsfälle, eine Frage im Teammeeting und eine Frage per Chat. Wer parallel Gehaltsbänder einführt, findet im Beitrag Gehaltsbänder intern kommunizieren einen Ablauf für die Ankündigung.
Die Führungskraft notiert Frage, Datum und zugesagten nächsten Schritt und informiert HR. HR prüft zeitnah, ob die Tätigkeiten vergleichbar sind und ob sich der Unterschied anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien erklären lässt.
Ist er erklärbar, erhält die Führungskraft eine Begründung, die sie im zugesagten Termin geben kann, ohne fremde Gehälter zu nennen. Besteht ein möglicher Verstoß gegen das Entgeltgleichheitsgebot, darf die Prüfung nicht einfach auf die nächste Gehaltsrunde verschoben werden.
Entscheidend ist der Termin. Ein „Ich melde mich“ ohne Datum kann schnell den Eindruck erwecken, dass die Anfrage nicht ernst genommen wird. Ein Datum, das gehalten wird, zeigt, dass die Frage angekommen ist.
Ja. Das Skript ist neutral formuliert und funktioniert unabhängig davon, wer fragt und über wen. Die Richtlinie zielt auf gleiches Entgelt für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit. Für das Gespräch selbst spielt das zunächst keine Rolle: Die Führungskraft nennt kein fremdes Gehalt, erklärt die Kriterien und übergibt an HR. Ob hinter dem Unterschied eine Frage der Entgeltgleichheit steckt, klärt HR in der Prüfung.
Den vollständigen Leitfaden mit Fristen und Musterskript finden Sie hier: Entgelttransparenzrichtlinie und Entgelttransparenzgesetz 2026.
Hinweis: Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen zur Kommunikation, Stand 25. Oktober 2026. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.
Die Führungskraft nennt kein fremdes Gehalt, auch nicht bestätigend oder schätzend. Das schützt die Kollegin ebenso wie die fragende Person. Stattdessen erklärt sie die Kriterien, nach denen Gehälter festgelegt werden, und nennt die Anlaufstelle für Fragen zum Entgelt.
Dass ein Kollege ein höheres Entgelt gefordert und bekommen hat, reicht nach dem Bundesarbeitsgericht für sich allein nicht aus, um die Vermutung einer Entgeltbenachteiligung wegen des Geschlechts zu widerlegen (Urteil vom 16. Februar 2023, 8 AZR 450/21). Führungskräfte sollten den Satz deshalb nicht als Begründung verwenden.
Nach Art. 7 Abs. 5 der Richtlinie (EU) 2023/970 sollen Beschäftigte nicht daran gehindert werden, ihr Entgelt offenzulegen, um den Grundsatz des gleichen Entgelts durchzusetzen; die Mitgliedstaaten müssen dazu vertragliche Verbote untersagen. In Deutschland verbindlich wird das erst mit dem Umsetzungsgesetz, das noch aussteht.
HR prüft den Fall anhand der Kriterien und klärt mit der Geschäftsleitung, ob das Gehalt angepasst wird. Die Führungskraft erhält eine Rückmeldung, die sie im zugesagten Termin geben kann. Bei rechtlichen Fragen im Einzelfall sollte die Rechtsberatung einbezogen werden.
Ein 30-minütiges Gespräch mit uns. Sie gehen mit den drei Themen hinaus, die Ihr Markt von Ihnen hören sollte.
Fragen zu Ihrer Situation? Sprechen Sie direkt mit der Gründerin. Gespräch vereinbaren
Von Raluca Baciu, Vias Digital, Zürich. Mehr in unseren Insights.
Raluca Baciu, Gründerin, Vias Digital
Raluca Baciu ist Gründerin von Vias Digital in Zürich. Sie bringt rund 15 Jahre Kommunikation für komplexe B2B- und Technologieunternehmen mit und verantwortet Führungskommunikation, Marke und PR sowie Marktanalyse für Geschäftsleitungen in der DACH-Region und den USA.